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機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

國家檔案局令

第8號

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》已經(jīng)2006年9月19日國家檔案局局務(wù)會議審議通過,現(xiàn)予公布,自公布之日起施行。

局長楊冬權(quán)

二○○六年十二月十八日

機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第一條為便于各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))正確界定文件材料歸檔范圍,準(zhǔn)確劃分檔案保管期限,使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況,維護(hù)其歷史面貌,又便于保管和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》,制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

第三條機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是:

(一)反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;

(二)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;

(三)本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料;下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;

(四)其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

第四條機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是:

(一)上級機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料,任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等;

(二)本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件,無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿,無特殊保存價(jià)值的信封,不需辦理的一般性人民來信、電話記錄,機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料,有關(guān)工作參考的文件材料;

(三)同級機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料;

(四)下級機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報(bào)、情況反映,抄報(bào)或越級抄報(bào)的文件材料。

第五條凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料,必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第六條機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第七條永久保管的文書檔案主要包括:

(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料;

(二)本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料;

(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料;

(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示,重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等;

(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料;

(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用,重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料;

(七)上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料;

(八)同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

第八條定期保管的文書檔案主要包括:

(一)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;

(二)本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料;

(三)本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料;

(五)本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示,一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等;

(六)上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料;

(七)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料;

(八)同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料;

(九)下級機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

第九條機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十條機(jī)關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。

機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中,有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的,應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

第十一條機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔,其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

第十二條各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定,結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際,編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。

有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定,結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際,編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。

第十三條在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí),應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

第十四條本規(guī)定適用于各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行,1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。

附件:《文書檔案保管期限表》

附件:

文書檔案保管期限表

1本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議,工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會的文件材料

1.1請示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會議記錄等文件材料永久

1.2大會發(fā)言,人大代表建議和意見、人大議案及答復(fù),政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果,簡報(bào),快報(bào)永久

1.3重要的賀信、賀電,籌備工作、選舉過程中形成的文件,小組會議記錄、會議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料30年

1.4討論未通過的文件10年

2本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、紀(jì)律檢查委員會、共青團(tuán)、工會、婦聯(lián)的常委會、執(zhí)委會、主席團(tuán)、全體委員會會議,政府常務(wù)會、辦公會議的文件材料

2.1公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件、參加人員名冊永久

2.2討論未通過的文件10年

3本機(jī)關(guān)黨組(或?qū)嵭悬h委制的黨委)會議和行政辦公會的紀(jì)要、會議記錄 永久

4本機(jī)關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料

4.1請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要

永久

4.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)30年

5機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議的文件材料

5.1本機(jī)關(guān)為主辦的

5.1.1請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要

永久

5.1.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)30年

5.2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的

5.2.1請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本30年

5.2.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)的復(fù)制件或副本10年

6本機(jī)關(guān)承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料

6.1請示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會主要活動(dòng)安排、議程、名單、主報(bào)告(原文及譯文)、輔助報(bào)告(原文及譯文),上級領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話,會徽設(shè)計(jì)

永久

6.2代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)、新聞報(bào)道30年

6.3委員會、分會會議和學(xué)術(shù)會的討論記錄,會議代表登記表、接待安排10年

7上級機(jī)關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料

7.1重要的永久

7.2一般的30年

7.3本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料30年

8本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料

8.1本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件,中長期規(guī)劃、綱要等文件材料永久

8.2本機(jī)關(guān)的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示

8.2.1重要業(yè)務(wù)問題的永久

8.2.2一般業(yè)務(wù)問題的30年

8.3同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

8.3.1重要業(yè)務(wù)問題的永久

8.3.2一般業(yè)務(wù)問題的30年

8.4本機(jī)關(guān)代上級機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿30年

8.5機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料

8.5.1本機(jī)關(guān)為主辦的

8.5.1.1重要業(yè)務(wù)問題的永久

8.5.1.2一般業(yè)務(wù)問題的30年

8.5.2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的

8.5.2.1重要業(yè)務(wù)問題的30年

8.5.2.2一般業(yè)務(wù)問題的10年

8.6本機(jī)關(guān)編輯、編寫的文件材料

8.6.1大事記、組織沿革等永久

8.6.2簡報(bào)、情況反映、工作信息等10年

8.7行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料

8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料永久

8.7.2執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào),整改通知等永久

8.7.3行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料

8.7.3.1固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批(核準(zhǔn))、管理、驗(yàn)收(評估)等文件材料永久

8.7.3.2不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料永久

8.7.3.3 20年(含)以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料永久

8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料30年

8.7.4行政管理工作中形成的備案文件材料10年

8.7.5行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?/p>

8.7.5.1重要的永久

8.7.5.2一般的30年

8.8計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料

8.8.1年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料永久

8.8.2年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10年

8.8.3重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料永久

8.8.4一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料10年

8.9出國或出境訪問考察、參加國際會議,接待來訪等外事活動(dòng)形成的文件材料

8.9.1發(fā)表的公報(bào),簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄,重要的會談?dòng)涗?、紀(jì)要等

永久

8.9.2出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會談?dòng)涗?0年

9本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料

9.1機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料永久

9.2人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件30年

9.3人事任免文件永久

9.4先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料

9.4.1受縣級(含)以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的永久

9.4.2受縣級以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的30年

9.5對本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料

9.5.1受到警告(不含)以上處分的永久

9.5.2受到警告處分的30年

9.6職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料永久

9.7人事考核、職稱評審工作文件材料永久

9.8職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根永久

9.9職工名冊永久

9.10黨、團(tuán)、工會工作活動(dòng)中形成的文件材料

9.10.1工作報(bào)告、總結(jié),換屆選舉結(jié)果永久

9.10.2重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等永久

9.10.3黨團(tuán)員、工會會員名冊,批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會組織的文件材料永久

9.10.4情況反映、工作簡報(bào)10年

9.11紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料

9.11.1重要的永久

9.11.2一般的30年

9.12保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄10年

9.13本機(jī)關(guān)處理人民來信來訪的文件材料

9.13.1有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的永久

9.13.2其他有處理結(jié)果的30年

10本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料

10.1房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料永久

10.2與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料

10.2.1重要的永久

10.2.2一般的10年

10.3接待工作的計(jì)劃、方案

10.3.1重要的30年

10.3.2一般的10年

10.4機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算30年

10.5機(jī)關(guān)物資(辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等)采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料 ,機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料30年

10.6國有資產(chǎn)管理(登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等)文件材料

10.6.1重要的永久

10.6.2一般的10年

10.7職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)永久

10.8職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則,職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請30年

11上級機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料

11.1上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料

11.1.1重要的永久

11.1.2一般的10年

11.2上級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年

11.3上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料

永久

12同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年

13下級機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料

13.1重大問題的專題報(bào)告30年

13.2年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10年

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